Règlement d'utilisation des locaux communaux

1) Article 1er : les utilisateurs

La grande salle et la salle de restauration sont mises à la disposition des associations pour y tenir :

• des assemblées générales, des réunions, des repas
• des activités sportives, culturelles, de loisirs.

Elles pourront également être mise à la disposition des particuliers (soit de HENON ou soit de communes extérieures) pour y organiser des repas.

La salle du terrain des sports est réservée aux hénonnais (associations et particuliers) pour y organiser des réunions, des anniversaires (boums), des buffets, des grillades. Elle ne sera disponible qu'à partir de 17h le samedi, et ne sera pas louée le Dimanche pendant la saison de football.
De plus il est strictement interdit pour des raisons de sécurité d’une part d’organiser des repas chauds dans cette salle, et d’autre part d’y installer le matériel nécessaire pour faire ce genre de repas.

La salle du petit théâtre est à la disposition des associations hénonnaises et de l'extérieur pour les assemblées générales et manifestations culturelles, et des particuliers, des groupes pour des activités artistiques (théâtre, musique...). Les appels d’urgence pour le petit théâtre peuvent être passés du téléphone installé dans es jeux de boules.

2) Article 2: les réservations

Les demandes de réservations sont à adresser au secrétariat de la Mairie avec indication :

• de la date et heure d'utilisation
• du type d 'utilisation
• du nom du responsable de la location

Les réservations ne seront définitives que lorsque la convention sera signée par le demandeur.

Les demandes de réservations par téléphone ne seront pas prises en compte.

3) Article 3 :remise des clés et restitution

Les clés sont impérativement à prendre au secrétariat aux heures d'ouverture.

Le clés sont à remettre le lendemain 9 heures, soit au secrétariat, soit dans la boîte aux lettres de la mairie. Si la salle est utilisée le lendemain (par exemple pour un retour), il sera facturé une seconde location, au tarif correspondant au type de repas organisé.

4) Article 4 : dispositions financières

4.1) Arrhes

Le demandeur s'engage à verser des arrhes équivalents à la moitié du prix de la location.

Dans le cas d'une annulation qui intervient au moins 3 mois avant la date de la manifestation, ces arrhes seront remboursés.
Dans le cas contraire, ils ne seront en aucun cas restitués (sauf cas de force majeure).

Ils constituent une garantie contre le risque d'une éventuelle annulation de la location.

4.2) Tarifs - facturation

Le règlement de la location se fera le jour de la remise des clés, avec déduction des arrhes déjà versés. Ce versement pourra être effectué soit par chèque bancaire ou postal libellé à l'ordre du trésor public, soit en numéraires, contre reçu.

Le tarif de la location des salles est fixé par délibération du Conseil Municipal.

4.3) Caution

Toute occupation des différentes salles engage le versement obligatoire d'une caution dont le montant est fixé par le Conseil Municipal. Son versement est effectué par chèque bancaire ou postal libellé à l'ordre du Trésor Public. Cette caution est déposée avec l'acte d'engagement du demandeur. Elle est restituée à l'utilisateur sous réserve qu'aucun dégât n'ai été constaté, que la salle ait été nettoyée, et que le règlement ait été respecté.

5) Article 5 : dégradations et nuisance

Toute dégradation de matériel ou de mobilier devra être signalée à la remise de clés ou dans les 24 heures puis constatée par les services municipaux. Les frais de remise en état des lieux, le remplacement éventuel du matériel sera facturé en plus de la location.
Il est strictement interdit de monter sur les chaises et les tables.
Le Conseil Municipal se réserve le droit en cas de dégradations importantes de refuser toute location ultérieure à l'utilisateur responsable.
L'utilisation de confettis est interdite.

6) Article 6 : conditions d'utilisation - nettoyage - rangement

L'utilisateur s'engage à restituer la salle et son matériel en bon état de propreté :

1. Sol : le sol de la salle de restauration et de la salle du terrain des sports devront être balayés et nettoyés à la serpillière. Par contre le parquet de la grande salle ne doit être en aucun cas passé à l'eau, mais juste balayé.
2. Le bar devra être débarrassé.
3. Tables et chaises nettoyées, et rangées dans les endroit prévus à cet effet. En cas d'utilisation de la cantine, les tables et chaises devront être disposées suivant le plan affiché au mur.
4. Vaisselle : la réservation de la vaisselle devra être indiquée le jour de la location de la salle au secrétariat. La vaisselle sera sortie la veille de la manifestation et comptabilisée par l'agent aux heures d'ouverture habituelle, en présence de la personne responsable de la manifestation. En aucun cas l'agent de service ne devra être dérangé en dehors des heures de travail. Après chaque utilisation, la vaisselle sera contrôlée et toute pièce détériorée, perdue ou cassée devra être remboursée. La vaisselle devra être rendue propre, et parfaitement essuyée.
5. En cas utilisation des appareils ménagers, ceux-ci devront être nettoyés. Le lave vaisselle devra être vidangé, les fours dégrossis à l'eau tiède, les frigos débarrassés et nettoyés.
6. Les poubelles devront être soigneusement fermées et déposées dans le conteneur placé à l'extérieur de la salle (côté salle)
7. Les bouteilles seront entreposées dans une poubelle placée à l'extérieur de la salle. (côté cuisine)
8. Les responsables sont tenus de s'assurer de l'extinction de lumières, de la fermeture du chauffage, et de la fermeture des portes sinon en cas de vol leur responsabilité est engagée.

7) Article 7 : sécurité

7.1) L'utilisateur pl- est tenu de laisser libre l'accès de la salle et du foyer logement aux

7.2) véhicules de secours,

• aucun véhicule de doit stationner devant la salle de restauration et du foyer des personnes âgées.
• s'engage à faire respecter les règles de sécurité et d'ordre public.
• s'engage à respecter la capacité maximale de la salle (300 personnes pour la grande salle, 120 pour la salle de restauration, 120 pour la salle du terrain des sports ).

Il est également signalé, qu’en application de la loi, il est strictement interdit de fumer dans les salles communales.
Un téléphone d'appel d'urgence est disponible dans le petit bureau, attenant à la grande salle.

Aucune modification ne devra être apportée à l'installation électrique de la salle ni à aucune autre installation.
Les organisateurs devront prévoir les moyens et le personnel nécessaires pour assurer le bon fonctionnement et la surveillance de la salle.

8) Article 8 : législation

Les utilisateurs devront respecter la législation en vigueur :

• limites légales d'ouverture de la salle recevant du public,
• l'ouverture d'un débit de boissons.

9) Article 9

Les utilisateurs des salles municipales doivent respecter les consignes relatives au tri sélectif à savoir :
les conteneurs situés à proximité de la salle sont destinés à recevoir uniquement les ordures ménagères. Il appartient à chaque utilisateur de trier bouteilles plastiques et verres dans les conteneurs prévus à cette effet sur le site éco-point situé à Pinfra.

10) Article 9 : modifications

Le présent règlement pourra être modifié en fonctions des besoins ou impératifs nouveaux.

Une copie du présent règlement est affiché dans chaque salle.